دفتر کل چیست؟ + کارایی و چرایی استفاده از این دفاتر

یک دفتر حساب کل سیستم ثبت سوابق داده های مالی شرکت را با سوابق بدهی و حساب اعتباری تأیید شده توسط مانده حساب آزمایشی نشان می دهد. این یک سابقه مربوط به هر معامله مالی است که در طول عمر شرکت عملیاتی انجام می شود و اطلاعات حساب مورد نیاز برای تهیه صورتهای مالی شرکت را در خود نگه می دارد

داده های معاملات بر اساس: نوع، به حساب دارایی ها، بدهی ها، حقوق صاحبان سهام، درآمد و هزینه ها تفکیک می شود

 

روشهای کلیدی

[alert style=”info”]دفتر کل پایه و اساس سیستم حسابداری دو ورودی یک شرکت است.[/alert]

حساب های دفتر کل شامل تمام داده های معاملات مورد نیاز برای تهیه صورت سود، ترازنامه و سایر گزارش های مالی است.
معاملات دفتر کل خلاصه ای از معاملات انجام شده به عنوان ورودی ژورنالی به حساب های دفتر اصلی است.
تراز آزمایشی گزارشی است که هر حساب دفتر کل و موجودی آن را فهرست می کند ، بررسی را آسان تر می کند و موقعیت ها را راحت تر می کند.

دفتر کل چگونه کار می کند

یک دفتر کل، بنیان سیستمی است که توسط حسابداران برای ذخیره و سازماندهی داده های مالی مورد استفاده برای ایجاد صورتهای مالی شرکت استفاده می شود.

معاملات در حساب های دفتر اصلی جداگانه ارسال می شود، همانطور که در نمودار حساب شرکت تعریف شده است.

سپس معاملات بسته می شوند یا در دفتر کل خلاصه می شوند و حسابدار، تراز آزمایشی ایجاد می کند که به عنوان گزارشی از مانده حساب هر دفتر است. تراز آزمایشی از نظر خطا بررسی می شود و با ارسال مطالب اضافی لازم تنظیم می شود، و سپس تراز آزمایشی تنظیم شده برای تولید صورت های مالی استفاده می شود.

 

چگونه یک دفتر کل، با حسابداری دوبار وارد عمل می شود

یک دفتر کل توسط مشاغلی استفاده می شود که از روش حسابداری دوبار استفاده می کنند، به این معنی که هر معامله مالی حداقل روی دو حساب زیر دفتر تأثیر می گذارد و هر ورودی حداقل یک بدهی و یک معامله اعتباری دارد.

معاملات دوبار ورود، به نام “ورودی های ژورنال” در دو ستون ارسال می شوند. ورودی های بدهی در سمت چپ و ورودی های اعتباری در سمت راست قرار دارند، و کل ورودی های بدهی و اعتباری باید تعادل داشته باشد.

در معادله حسابداری که زیربنای حسابداری دو بار است، به شرح زیر است:

\ متن {داراییها} _ \ متن {بدهیها} = \ متن {سهامداران سهام} داراییها _ بدهیها = حقوق صاحبان سهام

ترازنامه از این قالب پیروی می کند و اطلاعات را در سطح حساب دقیق نشان می دهد. به عنوان مثال: ترازنامه چندین حساب دارایی از جمله پول نقد و حساب های دریافتنی را در بخش دارایی های کوتاه مدت خود نشان می دهد.

[alert style=”info”]روش حسابداری دو بار بر اساس الزام معادله حسابداری کار می کند که معاملات ارسال شده به حساب های سمت چپ علامت برابر در فرمول باید برابر کل معاملات ارسال شده به حساب (یا حساب ها) در سمت راست باشد.[/alert]

حتی اگر معادله متفاوت ارائه شود (مانند دارایی ها = بدهی ها + حقوق صاحبان سهام) قانون تعادل همیشه اعمال می شود.

یک دفتر کل به شما چه می گوید؟

جزئیات معاملات مندرج در دفتر کل در سطوح مختلف برای تهیه تراز آزمایشی، صورت سود و زیان، ترازنامه، صورت جریان های نقدی و بسیاری دیگر از گزارش های مالی جمع آوری و خلاصه می شود.

[hover_color align=”center” background=”#9e2020″ background_hover=”#bf1f1f” border=”” border_hover=”” border_width=”2px” padding=”20px 15px” link=”” target=”” class=”” style=””]این به حسابداران، مدیریت شرکت، تحلیلگران، سرمایه گذاران و سایر سهامداران کمک می کند تا عملکرد شرکت را به طور مداوم ارزیابی کنند.[/hover_color]

 

وقتی هزینه ها در یک دوره معین افزایش می یابد، یا شرکتی معاملات دیگری را ثبت می کند که بر درآمد خالص یا سایر شاخص های مالی مهم تأثیر می گذارد، داده های صورتهای مالی اغلب کل ماجرا را بیان نمی کند.

در مورد انواع خاصی از خطاهای حسابداری، لازم است که به دفتر کل مراجعه کنید و جزئیات هر معامله ثبت شده را کشف کنید تا موضوع را پیدا کنید. در بعضی مواقع این می تواند شامل مرور ده ها مورد از مجلات باشد، اما حفظ صورت های مالی شرکت بدون خطا و معتبر بسیار ضروری است.

یک نمونه معامله ترازنامه

[alert style=”warning”]به عنوان مثال اگر شرکتی بابت فاکتور 5 میلیون تومانی از مشتری دریافت کند، حسابدار شرکت حساب نقدی خود را با 5 میلیون تومان بدهی افزایش داده و ورودی را با اعتبار یا کاهش 5 میلیون تومان حساب های دریافتنی کامل می کند. مبلغ بدهی و اعتبار ارسال شده برابر است.[/alert]

در این حالت یک حساب دارایی (پول نقد) 5 میلیون تومان افزایش می یابد، در حالی که حساب دارایی دیگر (حساب های دریافتنی) 5 میلیون تومان کاهش می یابد. نتیجه خالص این است که هم افزایش و هم کاهش فقط در یک طرف معادله حسابداری تأثیر می گذارد. بنابراین، معادله در تعادل باقی می ماند.

یک مثال معامله صورت درآمد

صورت سود و زیان از فرمول خاص خود پیروی می کند که می توان آن را به صورت زیر نوشت: 

\ متن {درآمد} _ \ متن {هزینه} = \ متن {درآمد خالص یا سود خالص} درآمد _ مخارج = درآمد خالص یا سود خالص

این امکان وجود دارد که یک معامله حسابداری به طور همزمان بر ترازنامه و صورت سود و زیان تأثیر بگذارد. به عنوان مثال: فرض کنید که یک شرکت مشتری خود را 10 میلیون تومان قبض می کند، حسابدار با ارسال 10 میلیون تومان بدهی (افزایش) به حساب های دریافتنی (حساب دارایی ترازنامه) و 10 میلیون تومان اعتبار (افزایش) به درآمد که یک حساب صورت سود است، این معامله را به دفتر حسابداری وارد می کند.

[alert style=”warning”]بدهی ها و اعتبارات هر دو 10 میلیون تومان افزایش می یابد و کل مبلغ در تعادل باقی می ماند.[/alert]

پرسش و پاسخ های در این زمینه

 

دفتر کل چیست؟

در حسابداری، از یک دفتر کل برای ثبت کلیه معاملات یک شرکت استفاده می شود. در یک دفتر کل، داده های معاملاتی به دارایی ها، بدهی ها، درآمد، هزینه ها و ارزش صاحبان سهام سازماندهی می شوند.

پس از بسته شدن هر دفتر اصلی حسابدار، مانده آزمایش را تهیه می کند. سپس این داده ها از تراز آزمایشی برای ایجاد صورتهای مالی شرکت: مانند ترازنامه، صورت سود، صورت جریانهای نقدی و سایر گزارشهای مالی، استفاده می شود.

آیا دفتر کل بخشی از روش دفترداری دوگانه است؟

بله، شرکتی که از روش حسابداری دوبار استفاده می کند از روش دفتر کل ذخیره سازی داده های مالی شرکت استفاده می کند. به طور خاص، حسابداری دوبار وارد حسابی میشود که هر معامله حداقل بر یک معامله بدهی و یک معامله اعتباری تأثیر می گذارد.

به عبارت دیگر هر معامله در دو ستون، یک ستون بدهی و یک ستون اعتبار ظاهر می شود که مجموع آنها باید تعادل داشته باشد. طبق این قانون تعادل، معادله زیر اعمال می شود:

دارایی ها – بدهی ها = حقوق صاحبان سهام

مثال ورود به دفتر کل چیست؟

این مثال را در نظر بگیرید که یک شرکت برای خدمات خود 50 میلیون تومان پرداخت وجه از مشتری دریافت می کند. سپس حسابدار ستون دارایی را 50 میلیون تومان افزایش می دهد و 50 میلیون تومان از حساب های دریافتنی را کم می کند.

[hover_color align=”center” background=”#9e2020″ background_hover=”#bf1f1f” border=”” border_hover=”” border_width=”2px” padding=”20px 15px” link=”” target=”” class=”” style=””]این معادله در تعادل باقی می ماند، زیرا افزایش و کاهش معادل یک طرف (طرف دارایی _ معادله حسابداری) را تحت تأثیر قرار می دهد.[/hover_color]

 

بیشتر بخوانید:

 

_ اهمیت حیاتی ارتباطات تجاری در زمینه حسابداری
_ مجموعه ای از پرکاربردترین اصطلاحاتی حسابداری که حسابداران باید بداند!
_ چگونه یک حسابدار خوب استخدام کنیم؟ + راه های تشخیص حسابدار با تجربه
_ حسابدار با یک دفتردار چه تفاوت هایی دارند؟
_ ۷ مسئله برتر حسابداران در سال ۲۰۲۱ و چگونگی غلبه بر آنها
_ ممیز مالیاتی چه کسی است؟ + وظایف، ویژگی ها و اهمیت ممیز مالیاتی در حوزه حسابرسی
_ حسابداری چیست؟ + انواع حسابداری و چرایی اهمیت آن برای یک تجارت
_ از محاسبان قسم خورده تا حسابداران رسمی

 

[hover_color align=”center” background=”#044675″ background_hover=”#044675″ border=”” border_hover=”” border_width=”2px” border_radius= “10px” padding=”20px 15px” link=”” target=”” class=”” style=”]اگر این مقاله برای شما مفید و کارآمد بود، خوشحال میشویم برای افراد دیگری که به دنبال جواب سوالات خود در این مطلب میگردند، با به اشتراک گذاری این مقاله به آنها کمک کنید.[/hover_color]

 

برای اشتراک در شبکه های اجتماعی از آیکون های زیر استفاده نمایید

[icon_bar icon=”icon-instagram” link=”https://www.instagram.com/matinaccounting/” target=”” size=”large” social=”instagram”] [icon_bar icon=”icon-twitter” link=”https://twitter.com/group_matin” target=”” size=”large” social=”twitter”] [icon_bar icon=”icon-linkedin” link=”https://www.linkedin.com/in/mehran-amirahmadi-534999216/” target=”” size=”large” social=”linkedin”] [icon_bar icon=”icon-youtube” link=”https://www.youtube.com/channel/UCCrJmvjty-aTX36DtibVBJw” target=”” size=”large” social=”youtube”]